Деловое общение: общие типы, характеристики и ошибки
Мы живем в обществе, в котором большая часть рынка труда настроена на основе бизнес-среды. Независимо от того, являются ли они крупными транснациональными корпорациями, МСП, семейными предприятиями или даже индивидуальными службами, все они должны учитывать, что существенным элементом их выживания является согласованность в организации и общение между их сторонами, с тем чтобы объединить усилия и достичь общей цели.
В этом смысле мы можем подтвердить, что Деловое общение является одним из ключевых элементов, когда организация особенно если он имеет некоторую сложность, работает должным образом и может адаптироваться и выжить. И именно об этом сообщении о том, о чем мы будем говорить в этой статье.
- Статья по теме: «Психология труда и организаций: профессия с будущим»
Что такое деловое общение?
Это понимается как деловое общение с набором процессов, выполняемых компанией или ее частью с целью предоставления туристической информации, как внутри разных отделов или должностей компании, так и в том случае, если мы говорим о связи компании с внешней стороны.
Важно помнить, что, как правило, такое общение подразумевает не только возможность выдачи информации, но и факт ее получения: Мы сталкиваемся с взаимным обменом данными .
Хорошее деловое общение способствует тому, что все члены компании могут оставаться мотивированными, и что их действия могут быть известны, уменьшая неуверенность как работников, так и руководителей относительно их состояния. Это также облегчает взаимодействие и улучшает рабочую среду кроме повышения производительности труда и более оптимального реагирования на любые ситуации.
Общие цели
Цели делового общения легко понять. Внутренне, с одной стороны, это позволяет создавать цельную организацию и обмениваться информацией и результатами, полученными различными ее отделами или работниками, а также целями и корпоративным видением компании, которая будет создаваться и передаваться.
также облегчает понимание того, что ожидается от каждого работника , а также понимание реалий, с которыми каждый из них должен столкнуться. Это также способствует тому, что все работают в одном и том же направлении, и что новые способы выполнения своих обязанностей могут быть изучены.
На уровне общения с внешним миром деловое общение необходимо для того, чтобы связываться со СМИ и формировать положительный имидж самой компании, а также анализировать целевую аудиторию и оценивать их потребности. Это также позволяет нам учиться привлекать потенциальных клиентов и оценивать изменения, присущие динамичному и изменчивому обществу, в котором мы живем, что-то фундаментальное, чтобы предвидеть и сталкиваться с возможными трудностями и адаптироваться к окружающей среде.
Чтобы коммуникация была эффективной, необходимо, чтобы сама компания создала для этого эффективные каналы, а также расширила возможности передачи информации посредством своих действий, создав средства для общения, а также работать активно, чтобы не было неопределенности Относительно того, что запрашивается и ищется в организации.
Также важно работать как по формальным, так и по неформальным аспектам, а также оценивать потребности и мысли разных работников. Эмпатия также имеет фундаментальное значение, а также хорошее регулирование и планирование коммуникационных механизмов.
- Может быть, вам интересно: «Фирменный стиль: что это такое и как он определяет организации»
Различные виды делового общения
Не все компании и организации общаются одинаково, и есть различные виды и классификации делового общения основанный на различных критериях.
1. Внутренний и внешний
Первый - тот, который устанавливает различие между внутренней и внешней коммуникацией, первый - это то, что происходит между различными департаментами и работниками самой компании, а второй - нацелен на установление связи с окружающей средой.
2. Двунаправленный и однонаправленный
Кроме того, мы также можем найти стили делового общения с большим или меньшим уровнем интерактивности, способные находить наиболее обычное двунаправленное общение, в котором отправитель и получатель взаимодействуют и обмениваются информацией, до однонаправленного, в котором отправляется только одно сообщение, как правило, с позиции власти, получателю, который не имеет возможности ответить .
3. Восходящий, нисходящий и горизонтальный
Во внутренней деловой коммуникации организации мы можем найти три больших типа в зависимости от точки, в которой начинается информация, и положения между отправителем и получателем одного и того же сообщения. Мы говорим о нисходящем общении, когда коммуникативный акт осуществляется от отправителя с более высоким зарядом, чем у получателя.
Когда подчиненный передает сообщение своему начальнику, мы говорим о восходящем общении. В обоих случаях мы столкнемся с типом вертикальной коммуникации, то есть коммуникации, в которой субъекты, поддерживающие коммуникативный акт, имеют отношение неравенства с точки зрения власти (существует иерархия между ними).
Другим великим типом коммуникации является горизонтальная коммуникация, которая устанавливается между людьми, которые имеют одинаковую позицию и находятся на том же уровне иерархии.
4. Формальное и неформальное
Наконец, следует отметить, что в деловом общении мы можем обнаружить существование двух разных типов коммуникационных каналов: формальных и неформальных. Во-первых, технические аспекты обычно рассматриваются и связаны с самими задачами, являясь своего рода уважительным общением и ориентированным на причину и цель компании.
В неформальном общении, однако, обычно устанавливаются более гибкие и естественные связи , сосредоточены в первую очередь на межличностных отношениях и часто оказывают наибольшее влияние на благосостояние труда. Последнее сильно варьируется в зависимости от того, кто его выполняет, и может выходить за пределы рабочего места, что трудно контролировать со стороны организации.
Возможные угрозы для хорошего общения
Факт поддержания эффективного делового общения является фундаментальным, но это не так просто. И необходимо учитывать наличие высокого уровня изменчивости в ситуациях, которые могут возникнуть, а также существование недоразумения, злоупотребления и трудности в общении компании .
1. Отсутствие последовательности
Одним из факторов, который в наибольшей степени влияет на то, что общение действительно полезно, является доверие к эмитенту и внимательность к получателю сообщения, примером чего может служить диссонанс между тем, что сказано, и тем, что сказано. сделано, не сохраняя эмитентов способ действовать в соответствии с сообщениями .
Последнее может случиться с любым из работников компании, независимо от их иерархической позиции или если они разговаривают с начальником, подчиненным или с кем-то на одном уровне иерархии, и создает серьезные последствия для обоих субъектов (в зависимости от ситуации может в конечном итоге считаться плохо или даже уволен) как для организации (создание более низкого уровня доверия к человеку и в случае высокой должности даже в организации).
Таким же образом и, например, в случае крупных компаний с большим количеством отделов, если существуют расхождения между авторитетными или справочными данными внутри компании, вероятно, может создать ситуацию, в которой работник на самом деле не знает, что руководство должно следовать что-то, что может вызвать разочарование и недоверие.
Точно так же необходимо быть очень осторожным с интерпретируемостью сообщений, так как существование двойственности может привести к тому, что различные отделы или работники будут интерпретировать противоположные вещи. Что деловое общение ищет, так это именно для обеспечения внутренней организации и согласованности, так что неясные сообщения с различными интерпретациями могут вызвать неопределенность и сомнения у получателей сообщения.
2. Отсутствие эмоциональной связи
Другая проблема может быть найдена в способе связи. Например, в некоторых организациях могут возникнуть трудности с формированием чувства эмоциональной привязанности, которое у работников может вызывать меньше приверженности и производительности, а у пользователей - отсутствие интереса и поиск других альтернатив. Надо ценить то, что все сделано и даже то, чего нет, в основном коммуникативный.
Таким образом, само сообщение не только важно, но и способ, которым оно передается: оно не то же самое или предлагает те же ощущения, что и электронная почта, как личная встреча или поиск реального контакта.
3. Непонимание контекста
Это также должно быть оценено адаптация к текущей ситуации и социальным достижениям а также особенности самой ситуации. Например, в условиях все более глобализирующегося общества, когда новые технологии позволяют сразу же общаться с большим количеством людей, может возникнуть необходимость проанализировать и инвестировать в коммуникационную политику, учитывающую возможности сетей. и как правильно передавать желаемую информацию, помимо оценки контактов с потенциальными клиентами из других регионов мира.
Аналогичным образом, необходимо также оценить собственную ситуацию в компании, чтобы не брать на себя больше, чем она может покрыть, и необходимо учитывать ситуацию в компании в целом.
Другая проблема может заключаться в содержимом выдаваемых сообщений: возможно, что, хотя связь существует, она не передает или не понимает содержание, которое необходимо будет передать. Возможно, что он фокусируется на довольно дополнительных аспектах и устраняет, например, ориентацию или цели, которые должна иметь данная должность, или что они принимают как должное существование знания, которое никогда не делалось явным .
4. Изоляция и отсутствие связи
Наконец, пожалуй, самая важная проблема, которая может быть экстраполирована из всех предыдущих, - это вероятность отсутствия реального общения.
Самым ярким примером является стабильное и непрерывное использование однонаправленной коммуникации, которая может привести к застойной ситуации и непониманию того, что происходит в самой организации. К счастью, сегодня он наименее используется именно потому, что он наименее эффективен и полезен.
Также возможно что разные позиции не имеют адекватных механизмов для контакта даже если их мнения будут услышаны, существует меньше возможностей для обратной связи или даже то, что различные подразделения компании не имеют контактов друг с другом. Необходимо активно стимулировать это взаимодействие.
Библиографические ссылки:
- Андраде, Орасио. (2005). Внутренняя организационная коммуникация: процесс, дисциплина и методика. Испания: Гесбибло, С.Л.
- Бриллюэн Л. (2004). Теория науки и информации. Минеола, Н.Ю.: Довер.
