Как правильно составить отчет, за 10 шагов
В наши дни, как на рабочем месте, так и за его пределами, Нередко в некоторых случаях мы должны подготовить отчет для учета любой ситуации или проблемы. .
Независимо от того, подать ли жалобу, сделать запрос или просто задокументировать конкретную ситуацию, этот тип документа мы обычно будем писать. Но некоторые люди могут посчитать сложным сделать отчет. Вот почему в этой статье мы предлагаем вам серию шагов по написанию отчета на общем уровне.
Что такое отчет?
Отчет - это тип документа, написанный в прозе, который делается с целью, чтобы человек, делающий это, мог сообщить что-то о ситуации или теме другим людям. обычно они, как правило, направлены в высшие инстанции (например, в городской совет или в вышестоящие инстанции) , хотя вы также можете найти отчеты, направленные на то, чтобы сообщить что-то другому профессионалу, чтобы вы могли работать с одними и теми же данными и сопоставлять или расширять их.
Существует большое разнообразие типов отчетов, которые могут иметь различное назначение и различную структуру. Тем не менее, в этой статье предлагается создание отчета, который принимает во внимание общую структуру любого из них.
Шаги по подготовке отчета
При подготовке отчета мы должны учитывать, что в первую очередь нам нужно подумать о том, как, когда и почему мы собираемся это сделать. , Впоследствии отчет будет составлен с учетом ситуации, которая должна быть отражена, и предыдущих соображений.
Ниже приведен ряд полезных шагов для правильного написания отчета.
1. Какую цель мы имеем?
Прежде чем начать писать, мы должны подумать о том, чего мы хотим достичь в нашем отчете. Собираемся ли мы запрашивать решение проблемы или просто хранить данные, чтобы использовать их позже? Мы хотим отразить научное исследование или подать жалобу? Мы должны принять это во внимание, чтобы выбрать тип отчета, который наиболее актуален в зависимости от ситуации.
2. Имейте в виду тип текста, который вы собираетесь использовать
Не все отчеты одинаковы, каждый из них имеет свои отличительные характеристики. Например, пояснительный отчет будет отражать данные без какой-либо интерпретации, поскольку нет возможности сделать выводы в то время как демонстрационный тип потребует, чтобы субъект разработал гипотезы и проверил их, чтобы получить ряд результатов и выводов.
3. Созерцайте цель
Не только важно что или что, но и Вы должны подумать о том, какая публика ставит перед собой цель , Это позволит нам адаптировать уровень языка как к нашим потребностям, так и к потребностям этой аудитории.
4. Подбор и анализ информации
Основываясь на предыдущем шаге, важно собрать информацию, которую мы хотим предоставить, и структурировать ее соответствующим образом, чтобы наш дискурс имел общую нить. Тип данных для отражения и кто или как информация была извлечена также должны быть приняты во внимание. .
5. Мы можем использовать графические элементы
Хотя это зависит от типа отчета, можно использовать визуальные элементы, которые облегчают понимание данных , Мы имеем в виду, например, использование гистограмм для анализа частот или для анализа прибылей и затрат.
6. Название
Хотя может показаться глупым упоминать об этом, правильно озаглавить отчет четко, относительно предмета, который влечет за собой его реализацию и легко понятен это то, что значительно облегчает его понимание читателями.
7. Напишите введение
В этом первом разделе рассматриваемого отчета мы сделаем краткое изложение темы, которая будет рассмотрена в отчете. , В нем должна быть указана цель реализации указанного доклада и проблема, которая порождает необходимость его существования и контекст, в котором он происходит.
8. Расширяет идеи и объясняет, что было исследовано в разработке
В основной части отчета мы организуем и расширяем информацию о случившемся или расследованном. оставляя ясными методы и действия, которые показывают, как ситуация была произведена или выполнена и как получить данные. Если это отчет, который отражает расследование, будут включены такие аспекты, как теоретические модели и исследование ситуации.
9. Сделай вывод
В последней части отчета окончательный результат того, что было исследовано и отражено в отчете или требование или запрос должны быть отражены что делается для того, чтобы разрешить ситуацию. Это должно быть ясно и понятно.
10. Язык, который будет использоваться
Важно, чтобы язык был понятным и лаконичным во всем. Это должно быть написано формально и объективно, от третьего лица и пассивным голосом. Факты должны быть отделены от сделанных выводов (если таковые имеются) и им приходится иметь дело непосредственно с данными, с которыми они имеют дело, когда с ними обращаются.
